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La compañía plantea a los integradores tres vías de negocio: participar en proyectos de digitalización gubernamental, sumar servicios de infraestructura y ciberseguridad, y desarrollar nuevos ingresos a partir del archivo digital.
Digitalizar documentos gubernamentales no consiste únicamente en convertir hojas de papel en archivos electrónicos. Para CS DOCS, el proceso representa una oportunidad para que los integradores de tecnología participen en proyectos que combinan gestión documental, equipamiento, software, infraestructura, almacenamiento y ciberseguridad.
La compañía, que tiene más de 20 años de experiencia en este tipo de proyectos, principalmente en el sector público, plantea al canal un modelo de colaboración que puede extenderse desde la detección de una necesidad de digitalización hasta la operación de la infraestructura y la generación de nuevos servicios digitales.
Rafael Cotera, director comercial de CS DOCS, explicó que los proyectos requieren considerar aspectos normativos, técnicos y operativos, particularmente cuando se trata de archivos gubernamentales o documentos históricos.
“Los proyectos requieren conocimiento de la Ley General de Archivos”.
La propuesta de la compañía puede resumirse en tres principales planteamientos de negocio para los socios de canal.
1. Entrar al negocio de digitalización documental
La primera oportunidad consiste en que los integradores identifiquen dependencias y organismos que necesiten convertir sus archivos físicos en repositorios digitales.
CS DOCS aporta al proyecto personal especializado, escáneres, software y conocimiento de procesos archivísticos, mientras que el integrador puede participar en la identificación de la oportunidad y relación con el cliente.
La especialización cobra relevancia cuando se trata de archivos históricos, cuyo manejo requiere cuidados adicionales para evitar daños a los documentos.
La empresa cuenta con personal especializado, incluidos archivónomos, además de tecnología para digitalizar y organizar la información.
El proceso también puede incorporar OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir el contenido de documentos escaneados en información susceptible de búsqueda.
Esto permite, por ejemplo, localizar una palabra específica dentro de un expediente de decenas o cientos de páginas sin revisar físicamente cada hoja.
¿Qué puede vender el integrador?
- Servicios de digitalización de expedientes.
- Equipamiento para captura documental.
- Software de gestión y consulta.
- Organización y clasificación digital.
- Servicios para archivos históricos.
- Proyectos de gestión documental para gobierno y empresas.
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2. Ampliar el proyecto con nube, almacenamiento y ciberseguridad
La segunda propuesta de negocio está relacionada con la infraestructura que requiere el archivo digital.
La información gubernamental puede contener datos sensibles, por lo que la digitalización debe complementarse con mecanismos para proteger el almacenamiento, las consultas y los accesos.
CS DOCS incorpora soluciones de ciberseguridad, cifrado y controles de acceso, además de alternativas para almacenar la información en infraestructura del propio organismo o mediante servicios de nube.
Cuando un cliente no cuenta con servidores o capacidad de almacenamiento suficiente, la compañía puede proporcionar infraestructura desde sus centros de datos.
CS DOCS señala que dispone de infraestructura en Guadalajara, Chihuahua, Mérida, Tabasco y Querétaro, cuya configuración depende de variables como el tipo de archivo, disponibilidad requerida y número de copias.
Para el integrador, esto significa que un proyecto inicialmente enfocado en escanear documentos puede extenderse hacia almacenamiento, respaldo, seguridad, infraestructura y servicios administrados.
El modelo también permite atender necesidades de continuidad y disponibilidad de la información mediante la replicación de datos en distintas ubicaciones.
3. Convertir el archivo digital en nuevos servicios
La tercera oportunidad está después de la digitalización: utilizar la información almacenada para desarrollar nuevos servicios.
Un archivo digital organizado y consultable puede facilitar trámites, consultas y procesos internos que antes dependían de documentos físicos.
Cotera ejemplificó esta posibilidad con las actas certificadas. Una dependencia podría habilitar un kiosco para que un ciudadano solicite una copia digital de un documento certificado y pague por el servicio, en lugar de esperar la entrega de una copia física.
Para el canal, esta posibilidad cambia el alcance del proyecto: el negocio no necesariamente termina cuando el último documento es escaneado.
El integrador puede identificar posteriormente necesidades relacionadas con consulta documental, automatización de procesos, infraestructura, seguridad, respaldo y nuevos servicios digitales.
Una oportunidad que no se limita al gobierno
Aunque el sector público es uno de los principales mercados de CS DOCS, la compañía también identifica aplicaciones dentro de las empresas privadas.
Contratos, pólizas, expedientes de Recursos Humanos, manuales y otros documentos pueden incorporarse a esquemas de gestión documental digital.
Esto amplía el mercado potencial para los integradores que ya atienden empresas privadas y buscan agregar una práctica de servicios documentales a su portafolio.
Capacitación para integradores que aún no ofrecen digitalización
CS DOCS plantea además un esquema de acompañamiento para canales que todavía no tienen experiencia en este mercado.
La compañía puede apoyar desde la identificación del cliente y la cotización hasta la ejecución del proyecto, además de proporcionar capacitación para que el integrador adquiera conocimientos y pueda detectar posteriormente nuevas oportunidades.
“Les vamos a capacitar”, señaló Cotera.
La experiencia previa en gestión documental puede facilitar la participación, pero, de acuerdo con la compañía, no constituye un requisito indispensable. El punto de partida es que el integrador tenga acceso a clientes y pueda detectar una necesidad relacionada con la administración o preservación de documentos.
La oportunidad para el canal, en una frase
CS DOCS plantea que el integrador no venda únicamente escaneo: puede detectar la necesidad, sumar digitalización, software, OCR, almacenamiento, nube y ciberseguridad, y posteriormente desarrollar nuevos servicios sobre la información digitalizada.
