Lexmark te presenta cinco consejos para aligerar la carga del área de TI, con la gestión inteligente de documentos.
Como parte de la transformación digital, los departamentos de tecnología de la información (TI) se enfrentan al desafío constante de gestionar grandes cantidades de documentos.
Donde, la implementación estratégica de impresoras multifunción (MFP) y soluciones inteligentes de documentos pueden aligerar esta carga de trabajo.
Para ayudarte, Lexmark te brinda cinco sugerencias para mejorar la eficiencia y agilizar las operaciones mediante el uso eficaz de las MFP y la gestión inteligente de documentos.
1. Optimizar los flujos de trabajo con la gestión de documentos centralizada
La gestión de documentos centralizada se encuentra en el corazón de las operaciones de TI eficientes. Al implementar un sistema inteligente de administración de documentos se pueden:
- Optimizar los procesos,
- Mejorar la colaboración,
- Minimizar el riesgo de pérdida de datos o violaciones de seguridad.
2. Controlar las versiones de documentos y búsquedas eficientes
Al centralizar el almacenamiento y la recuperación de documentos, los áreas TI logran ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la productividad.
Así, el personal que ejecuta las tareas diarias le será más fácil y práctico encontrar los documentos necesarios para desempeñar su trabajo.
Por medio de Lexmark Print Management, las organizaciones mejoran la eficiencia de su entorno de salida, al reducir las impresiones innecesarias.
Pues, la solución proporciona un control de acceso seguro y brinda informes de uso veraces; al tiempo que ofrece movilidad y productividad a los usuarios.
3. Integrar el almacenamiento en la nube
Con la integración de las MFP a la nube, los equipos sirven como una solución única para varias tareas relacionadas con documentos, combinando capacidad de impresión, escaneo y copia en un sólo dispositivo.
Además de, al contar con capacidades de escaneo avanzadas se pueden convertir sin problemas documentos físicos a formato digital haciéndolos accesibles desde cualquier lugar.
4. Ahorro en costos
También, estos equipos pueden bajar significativamente los costos asociados con: impresión, suministros y consumo de energía.
Al optimizar los flujos de trabajo de impresión e implementar funciones como la impresión dúplex y la impresión de liberación segura; con ello, las organizaciones pueden minimizar el desperdicio y ahorrar recursos valiosos.
5. Gestión centralizada
Estos multifuncionales permiten la gestión centralizada de las tareas de impresión, lo que elimina la necesidad de varios dispositivos independientes.
Los administradores de TI pueden monitorear y controlar fácilmente las actividades de impresión, aplicar políticas y garantizar una asignación de recursos eficiente.
“Con esta solución, las áreas TI pueden lograr actualizaciones de software automatizadas, mantener los sistemas de gestión de documentos al día para un rendimiento y aprovechamiento inteligente de documentos.
Así como, optimizar sus operaciones, cuenta con herramientas de machine learningRama de la inteligencia artificial que permite que las máquinas aprendan sin ser expresamente programadas para ello. Es usada para hacer sistemas capaces de identificar patrones entre los datos para hacer predicciones como sucede con las respuestas inteligentes de Siri y Alexa. Fuente: BBVA, automatización y simplificación de las tareas relacionadas con los documentos, algo que el personal de TI agradecerá”.
Dijo Germán Daza, director de marketing de productos de Lexmark International.