Con una plantilla de 500 bots, Chedraui ha crecido en sucursales y ventas y no ha tenido que ampliar su capital humano.
La tecnología de Automation Anywhere de Robot Process Automation (RPA), es interesante, pero poner un ejemplo que ilustre la magnitud de los beneficios que los llamados bots entregan a las cadenas de autoservicio siempre es más interesante.
De acuerdo con Roberto Sánchez, gerente SAP de Chedrahui, la empresa tiene presencia en México y Estados Unidos, aunque los beneficios de estas implementaciones se han traducido únicamente en el mercado nacional.
Chedraui tiene sus orígenes en Xalapa, Veracruz, donde se fundó en el año de 1920. Su dueño inició vendiendo ropa y otros productos en un carrito, con el tiempo su negocio fue creciendo hasta tener grandes tiendas en la ciudad. Poco a poco, saltó de una ciudad pequeña hacia el resto del país, en buena parte impulsado por la innovación y a la tecnología.
Actualmente, Chedraui tiene mil 700 tiendas en México y más de 400 tiendas en Estados Unidos tras la compra del minorista estadounidense Smart and Final en 2021.
Hoy, los ingresos de Chedraui corresponden 60% a Estados Unidos y 40% a México.
¿Cuáles eran los retos al adoptar Robot Process Automation (RPA)?
Fue en Chedraui México que se implementó la tecnología Robot Process Automation (RPA) de Automation Anywhere, buscando eficiencia y la disminución de tareas repetitivas que no agregan valor, o que están sujetas a muchos errores humanos.
La empresa necesitaba dar seguimientos a información que resultaba complicada tener en el momento, además de que se requería que todos los procesos fueran homogéneos, y se ejecutaran de a la misma manera, siguiendo las mejores prácticas que piden instituciones como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
De paso, querían mejorar procesos internos; no solo sustituir las tareas manuales sino hacer la reingeniería de estos para que, al ser más eficientes disminuyera el gasto e incrementaran los ingresos.
Una vez teniendo en cuenta el objetivo se midieron los retos, y el principal era encontrar una herramienta que automatizara todo de forma rápida, eficiente segura, confiable y al menor costo.
Con ello en mente, Chedraui encontró en Automation Anywhere un aliado tecnológico con el que empezó a trabajar en 2019.
Desarrollo de bots en fases
En una primera fase, Chedraui automatizó cinco procesos e instaló para ello 35 bots. Esos procesos tenían que ver con el pago a proveedores y efectivamente se distribuyó la carga de trabajo.
Chedraui consiguió eficiencias en varias partes del proceso, desde la recepción de la cuenta por pagar, su validación, la emisión de la factura, la verificación de su vigencia ante el SAT, la generación y la validación de los vencimientos y diferentes reglas de negocio que tiene la tienda para el pago de los proveedores, así como la generación de la propuesta de pago y la inspección.
El ejecutivo explicó que, a través de bots de Automation Anywhere la firma atiende hoy diferentes áreas: Finanzas es una de ellas, de hecho, retomó estadísticas de uso de RPA que indican que la mayor parte de los clientes inician con finanzas.
Aquí, se automatizaron procesos fiscales como son: la factura global, la información para las informativas del SAT, la contabilidad y la validación de los RFC de los colaboradores.
También se automatizó el proceso de Cuentas por Cobrar, esta área fue muy importante, pues tiene varios pasos como la recepción de las facturas y los XML, la validación de un pedido alineado y autorizado para generar una cuenta por pagar y posteriormente su recepción.
En las Cuentas por Cobrar se reciben todos los XML de complemento de pago, entre otras cosas, se verifica el pago de servicio y los ingresos.
En Tesorería está el proceso de Pago a Proveedores y la automatización del flujo y carga de estratos bancarios. Chedraui está cerrando con el proceso de fondeo para que se del monto exacto de cada evento de pago del día y se realice a tiempo.
Inventarios fue otro proceso que al automatizarse permitió grandes logros. Durante el inventario físico los bots reciben información hasta de 12 o 14 tiendas de manera simultánea. La reciben, procesan y le regresan información al gerente de la tienda para que vea el inventario en tiempo real. Posteriormente se hace la contabilización y se generan cosas como reportes de merma.
Si bien, este proceso tomó tres meses, quizá el mas largo de Chedraui y Automation Anywhere, permitió ahorros significativos en tiempo, pues un proceso que tomaba dos días se redujo a dos horas.
Chedraui generan muchos documentos contables, todo lo cual se ha podido automatizar con ayuda de los bots de Automation Anywhere.
La empresa también colocó Robot Process Automation (RPA) en Recursos Humanos con varios proyectos y procesos que se han automatizado, empezando por la capacitación del personal, la validación de RFCs de los empleados, altas y bajas de empleados a través de bots que verifican que se en las condiciones que pide el IMSS para tales procesos.
Los resultados
Para 2020, y ya con la experiencia de esos primeros 7 procesos y sus 35 bots, se sumaron otros 35 procesos con 300 bots nuevos, los cuales se trabajaron incluso en pandemia con las complicaciones de la nueva práctica del home office.
Sánchez afirmó que no se automatiza por automatizar, que cada proceso es evaluado para ver si es candidato a la automatización. En este paso se considera no solo la documentación sino el sistema mismo para que, al automatizarlo, se tomen en cuenta todos los factores posibles y todos los cambios que se podrían tener.
Como en todos los proyectos se busca un ROI (Retorno e Inversión) o beneficio, en el caso de Inventarios, acortarlo de días a horas lo convirtió en una apuesta completamente razonable.
Con esa misma dinámica se construyeron en 2021 500 bots más para otros 70 procesos; en lo que va del 2022, la firma sumó otros 30 procesos automatizados con una larga lista de proyectos que faltan para lo que resta del año.
¿Qué ventajas encontró Chedraui en los bots?
Una vez instalados los bots en algunos de los procesos de Chedraui, la firma realiza sus procesos de manera homogénea en todas las sucursales; además, se integran con SAP, con los bancos, y elimina aquellas tareas que en su momento revisaban las personas de las diferentes áreas a través de un archivo de Excel, automatizándolas de punta a punta.
El tiempo de implementación de un bot depende de la complejidad y los componentes del proceso; unos toman una semana, en el caso de inventario tomo tres meses. Actualmente Sánchez trabaja un proceso de Pago a Proveedores y su bot tomará siete días.
Con la ayuda del software RPA y los bots de Automation Anywhere, Chedraui llegó a tener ahorros de más de 10 millones de pesos, y eso, en tareas únicamente orientas al back office; Sánchez consideró que esta cifra se va a multiplicar en cuanto se empiece a trabajar el front office, entre cuyos procesos se está buscando aquellos que pudieran mejorar con RPA.
La empresa también planifica la implementación de RPA en Estados Unidos, en donde las sucursales realizan muchas tareas manuales, a fin de inferir en la carga de trabajo de Chedraui USA, optimizar los gastos y mejorar los ingresos de allá.
Si bien, ha crecido el número de tiendas, y la carga de trabajo por la venta en línea, el número de sucursales, y las alianzas como la de MercadoLibre, Chedraui no ha tenido que contratar más gente, por lo que ven la eficiencia de haber invertido en Automation Anywhere.
Finalmente, la cadena de autoservicio desea explorar el mercado de los microservicios, una versión atractiva que le dará agilidad, mejorará el performance y le permitirá corregir varias métricas, tiempos de implementación y puesta en marcha.