Zoom se consolida como una de las herramientas del trabajo moderno y ahora se prepara para los nuevos espacios del futuro.
Zoom Video Communications, Inc., un proveedor líder de comunicaciones unificadas basadas en video, señala que debido al auge del trabajo híbrido, la definición del espacio de trabajo tradicional se ha ampliado y actualmente un espacio de trabajo es cualquier lugar donde un empleado puede concentrarse y realizar su trabajo, sea éste en casa, oficina o cuando esté de viaje.
Zoom y expertos de la industria recomiendan la manera en que las organizaciones pueden preparar sus espacios de trabajo para el futuro, las mejores prácticas que deben seguir y cómo medir el éxito de las mejoras de su espacio de trabajo. Algunos conceptos clave son:
1. Los espacios diseñados y dinámicos son esenciales
Aunque la sala de conferencias tradicional, donde se llevan a cabo reuniones más grandes, sigue desempeñando un papel valioso en la oficina, los empleados necesitan otros ambientes de reunión que se adapten mejor a sus diversas necesidades. De lo contrario, los colaboradores pueden terminar utilizando grandes espacios de juntas para reuniones individuales, o bien, sesiones de intercambio de ideas, o viceversa, lo que puede generar problemas en el espacio de trabajo y un uso ineficiente de las salas de juntas.
La creación de espacios diseñados dentro de la oficina ayudará a garantizar que los empleados tengan los espacios que necesitan para colaborar y usar los espacios de reunión de manera efectiva. Estos son algunos ejemplos de espacios dinámicos que se pueden incluir en la oficina:
· Espacios de entrada: el personal puede hacer preguntas a la recepcionista, ver o reservar espacios disponibles o completar importantes procedimientos de registro.
· Espacios individuales: estos son perfectos para reuniones individuales con partes interesadas externas, pequeñas sesiones de lluvia de ideas, o incluso, un espacio tranquilo donde los empleados pueden grabar contenido y presentaciones.
· Team Spaces: al igual que la sala de conferencias tradicional, estos son espacios donde los equipos pueden reunirse, colaborar y generar ideas con personal remoto o externo, o bien, cuando un grupo necesita realizar una reunión más grande de manera profesional y organizada.
· Espacios comunes: estos espacios, como la cocina, la sala de estar o la sala de juegos, sirven como un lugar donde las personas pueden intercambiar y generar ideas, además de compartir sus pensamientos en un área informal. También, sirven como excelentes espacios para llamadas de todos los equipos y eventos de equipos grandes.
2. Impulsar el espacio de trabajo remoto
La oficina ya no es el único espacio de trabajo y los teletrabajadores a menudo no tienen acceso a los mismos espacios especialmente diseñados para ellos. Puede ser que les resulte difícil ser tan eficientes o tener la misma experiencia profesional que sus compañeros de oficina. Proporcionar muebles como escritorios y sillas que promuevan la productividad y protejan la salud de los trabajadores puede ayudar a garantizar que sus empleados se sientan lo mejor posible mientras trabajan desde casa.
3. Comunicaciones unificadas para lograr consistencia y flexibilidad
Una de las formas más efectivas de preparar a los empleados para que sean exitosos y eficientes, tanto en la oficina como cuando trabajan de forma remota, es implementar una solución de comunicaciones unificadas de nivel empresarial que pueda crear una experiencia tecnológica consistente e incorporar la flexibilidad en centro del espacio de trabajo.
Con una plataforma de comunicaciones unificadas como Zoom, los colaboradores pueden disfrutar de:
· Workspace Reservation: los empleados que trabajan en el modelo híbrido pueden ver y reservar fácilmente los recursos de la oficina cuando no están en la oficina, así como iniciar sesión en los recursos en el sitio, como son las salas de conferencias, escritorios y otros equipos.
· Experiencia coherente e independiente del dispositivo: una solución de nivel empresarial permite a los empleados comunicarse y colaborar con casi cualquier dispositivo que utilicen, mientras que una interfase de usuario coherente garantiza que los empleados obtengan la misma experiencia sin importar dónde se encuentren.
· Mayor flexibilidad: con acceso a las mismas características y funcionalidades, ya sea en casa, en la oficina o en movimiento, los trabajadores híbridos pueden ser productivos independientemente de su ubicación.
4. Las métricas como el mejor instrumento de medición
Los datos son la mejor manera de medir el impacto de las soluciones y pueden indicar las áreas que necesitan mejoras adicionales. Estas son algunas de las formas en que se pueden usar las métricas para evaluar la efectividad de los cambios:
Utilizar datos anteriores como referencia: aunque los datos históricos, como la cantidad de habitaciones y escritorios que se tienen o las puntuaciones anteriores de compromiso de los empleados, pueden no ser muy reveladores, pero sí son un buen indicador de los cambios que se han producido.
Recopilar nuevas métricas: recopilar nuevos datos sobre el uso de la sala, como cuántas personas la usan a la vez, cuántos participantes remotos asistieron a reuniones en espacios de conferencias y más, puede proporcionar información útil sobre cómo se utilizan las salas, espacios y cómo se puede mejorar esa experiencia.
Los mejores datos son los que se solicitan: las encuestas de colaboradores son excelentes para descubrir dónde necesita mejorar. Pueden proporcionar inconvenientes específicos y hardware común o solicitudes de funciones, indicar algunas oportunidades perdidas y señalar procesos o tecnologías ineficaces.