Con millones de personas participando en reuniones remotas todos los días, la calidad de la experiencia aún depende de factores técnicos y humanos que muchas veces se pasan por alto. Para combatir esto, Boom Collaboration, fabricante de soluciones de videoconferencia, identificó los 10 errores más comunes al implementar sistemas de colaboración remota, así como recomendaciones prácticas para evitarlos.
“Las videollamadas ya son parte natural de nuestras vidas, pero las buenas reuniones no ocurren por accidente”, señaló Fredrik Hörnkvist, cofundador de Boom Collaboration.
Tabla de Contenido
1. Configuraciones complicadas
Un sistema difícil de usar desincentiva su adopción. Lo ideal es mantenerlo plug-and-play, con una solución de conexión por un solo cable como el sistema Bring Your Own Meeting (BYOM).
2. Equipos mal adaptados al tamaño del espacio
Cámaras o videobarras diseñadas para salas pequeñas no funcionan bien en salas de juntas grandes. Hay que elegir los equipos según el campo de visión, rango de micrófonos y potencia de audio necesarios.
3. Exceso de dispositivos USB sin un hub
Conectar muchos dispositivos a una laptop sin un hub de videoconferencia puede provocar errores de conexión. Se recomienda un sistema dedicado para administrar múltiples periféricos.
4. Cables USB pasivos demasiado largos
Los cables pasivos de más de 5 metros suelen fallar. Es preferible usar extensores activos o soluciones como USB sobre IP.
5. Mala gestión del cableado
Los cables mal organizados afectan la estética, la seguridad y la funcionalidad. Es vital planificar el cableado y utilizar hubs o placas murales para instalaciones limpias y confiables.
6. Usar micrófonos y cámaras integradas de laptops
Los componentes integrados ofrecen calidad deficiente, especialmente en entornos grupales. Es mejor utilizar cámaras y altavoces externos diseñados para videoconferencia.
7. Ignorar acústica e iluminación
Incluso el mejor equipo falla si hay eco o poca luz. Las soluciones incluyen mobiliario que absorba el sonido y luz frontal o natural para una mejor visibilidad.
8. Uso de dispositivos de consumo en entornos profesionales
Equipos diseñados para juegos o uso personal carecen de funciones clave como cancelación de ruido, micrófonos direccionales o control PTZ. Se debe invertir en tecnología profesional.
9. No actualizar el firmware
El firmware desactualizado puede causar errores o baja compatibilidad. Las actualizaciones periódicas aseguran mejor rendimiento.
10. No probar los dispositivos antes de las reuniones
Nada entorpece más una reunión que perder tiempo solucionando fallas de audio o video. Se recomienda hacer pruebas previas y mantenimientos regulares.
Boom Collaboration, con sede en Texas, ofrece soluciones integrales como videobarras, controladores multicámara, sistemas en sala y opciones de conectividad avanzada.
Holli Hulett, también cofundadora de Boom, subrayó la importancia de la planificación:
“Antes de invertir, hay que considerar el tamaño del espacio, el número de usuarios y el propósito de la sala. No sirve tener equipos guardando polvo por ser difíciles de usar o inadecuados. Nuestra recomendación siempre será: ¡hacer demostraciones!”.
