Mucho se habla de que los canales de distribución necesitan tener un debido cumplimiento legal, pero para saber qué deben cumplir este tipo de empresas, es indispensable conocer en dónde se encuentran hablando en términos legales.
A través de este artículo, se explica de una manera sencilla y clara a los lectores, cuáles son las etapas en la evolución en materia legal que pasan todos los “Canales de Distribución de Tecnologías de la Información (TIC´s)”, para que, una vez que logren identificar en cuál de ellas se encuentran, puedan implementar en sus organizaciones, acciones y planes estratégicos que les permitan alcanzar un “Debido Cumplimiento”.
La gestión legal es una crítica para el éxito y la sostenibilidad de los canales de distribución. La mayoría de estas empresas experimentan una evolución en su forma de relacionarse con los asuntos legales ya que la mayoría de los fabricantes de TIC´s y los desarrolladores de software, al ser empresas con sede en Etienen que someterse a sus distribuidores, así como a la “Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos”, generado una carga legal y administrativa para los canales de distribución que exige ponerle una debida atención.
La práctica legal nos indica que el canal de distribución atraviesa tres etapas generacionales:
- Reactiva;
- Preventiva;
- Proactiva.
Cada una de estas etapas representa un nivel diferente de madurez en la administración legal del canal de distribución y refleja su capacidad para enfrentar los riesgos legales relacionados con factores internos y externos.
Etapa Reactiva:
En esta etapa, el canal de distribución aborda los asuntos legales únicamente cuando surgen problemas o conflictos que requieren atención inmediata; es decir, sin tener un adecuado mecanismo de identificación y prevención de riesgos legales.
En esta etapa, la gestión legal es considerada más como un “lo tengo que hacer” que como un activo y una herramienta estratégica para su crecimiento. El canal en esta etapa suele enfrentar desafíos como demandas, litigios, incumplimientos contractuales y otras contingencias legales muchas veces, de forma improvisada y sin asesoría legal especializada.
Los riesgos en esta etapa son evidentes. El canal de distribución puede enfrentar costosos litigios, daños a la reputación, multas y sanciones, y pérdida de oportunidades de negocio, además de pérdida de tiempo y recursos valiosos que podrían invertirse de manera más productiva.
Al convertirse en una contingiencia no prevista por el canal, se suelen contratar abogados referidos o conocidos que difícilmente son especialistas en Negocios de las TIC´s, lo que no deja los resultados esperados, ya que la materia puede llegar a ser muy técnica para un abogado convencional.
Etapa Preventiva:
A medida que el canal de distribución madura en su enfoque hacia la administración legal, entra en la etapa preventiva. En esta, los canales de distribución buscan anticipar y prevenir riesgos legales, económicos o reputacionales mediante la implementación de políticas, procesos y estrategias de cumplimiento. En lugar de esperar a que surjan los problemas, las empresas toman medidas preventivas para evitar que ocurran.
En esta etapa, las empresas se esfuerzan por:
- Contratos legalmente sólidos: Negociar y redactar contratos que definan las expectativas de ambas partes y reduzcan el riesgo de conflictos futuros.
- Cumplimiento Normativo: Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a su industria, evitando multas y sanciones por incumplimiento.
- Formación y Capacitación: Capacitar a los colaboradores en asuntos legales relevantes para su trabajo, sensibilizándolos sobre las responsabilidades que tienen.
- Políticas Internas: Crear políticas internas que promuevan la ética empresarial y eviten comportamientos que puedan llevar a litigios o controversias.
No podemos dejar de sañalar que un alto porcentaje de los canales de distribución se encuentran en esta etapa, sin embargo, muchos de ellos buscan esa prevención al contratar un abogado que elabore todos los puntos señalados con anterioridad estepero, al no ser especialista en todas las materias solo hace “su mejor esfuerzo”.
De igual forma, en esta etapa, otros canales de distribución optan por contratar despachos externos que atiendan por materia los asuntos de la empresa; como por ejemplo un despacho para los asuntos laborales, otro para los corporativos, otro para los fiscales, etc., sin embargo, este esquema no permite tener una estrategia legal integral encaminada al crecimiento como empresa.
Etapa Proactiva:
La etapa proactiva es en la que todos los canales de distribución deberían estar y que, lamentablemente, son los menos quienes han llegado a ella.
Esta etapa representa el nivel más alto de madurez en la administración legal. En este punto, la gestión legal se integra completamente en la estrategia empresarial y se considera una ventaja competitiva lo que le permite acceder a mejores oportunidades de negocio, identificar y prevenir riesgos y mitigar sus impactos en el ámbito legal y económico.
Los canales que viven en esta etapa buscan identificar oportunidades legales para impulsar el crecimiento y la innovación.
Las características de un canal de distribución en etapa proactiva son:
- Actualización Legal Continua: Mantenerse actualizado sobre los cambios legales que puedan afectar y/o beneficiar a la empresa y hacer los ajustes pertinentes.
- Gestión de Riesgos: Tener implementado un sistema que identifique, evalue y gestione los riesgos legales de manera proactiva, minimizando la posibilidad de litigios y contingencias onerosas para el canal.
- Innovación Legal: Buscar activamente formas de utilizar los servicios y asesoría legal para obtener ventajas competitivas. La creación de nuevas estructuras corporativas, la identificación y de vacíos legales que puedan ser aprovechados en el negocio.
- Participación Estratégica: Involucrar al equipo legal en la toma de decisiones estratégicas desde el principio, ocasionando con ello una mejor integración de las consideraciones legales en todas las operaciones.
En conclusión, la evolución del canal de distribución en materia legal, a través de las etapas reactiva, preventiva y proactiva refleja la importancia de la administración legal en el éxito del negocio. Mientras que la etapa reactiva puede resultar costosa y arriesgada; la adopción de enfoques preventivos y proactivos puede brindar a las organizaciones una ventaja competitiva significativa al mitigar riesgos, impulsar la innovación y mejorar la toma de decisiones estratégicas.
La administración legal ya no puede ser considerada como una función aislada, sino como una parte integral de la estrategia del canal de distribución. Y tú, ¿en qué etapa estás?