Cómo Mejorar la Gestión de Viajes Empresariales en 2023
Los viajes empresariales son cruciales para cualquier empresa, pero prepararlos conlleva retos ¡Con nuestra estrategia de 3 pasos los superarás todos!
Los viajes de negocios son una parte esencial de todas las empresas. ¿Te has preguntado por qué? Existen muchas razones por las que las compañías privilegian los viajes corporativos en sus agendas y presupuestos.
Por ejemplo, estos viajes permiten a las compañías expandirse, conectar con clientes y socios y fomentar la innovación.
A pesar de, los beneficios que traen los viajes empresariales también presentan retos: la logística, costos, seguridad y la experiencia de los empleados son algunos de los aspectos, que las empresas deben considerar cuando se trata de organizar viajes de negocios.
En este artículo, abordaremos la importancia de mejorar la gestión de viajes empresariales en el 2023 y te contaremos cómo puedes hacerlo.
Así, al tener un manejo adecuado de tus viajes de negocios, ahorrarás dinero, aumentarás la eficiencia, garantizarás la seguridad y elevarás la moral de tus trabajadores.
1. La importancia de una gestión eficiente de los viajes empresariales
Los líderes fuertes, que ponen a la gente primero y que demuestran un pensamiento estratégico para su empresa, saben que la gestión eficiente de los recursos es crucial.
Por eso, es importante cuidarse de la mala gestión de los viajes porque esto puede tener consecuencias nefastas para una compañía y sus trabajadores.
¿Pero cuáles son las consecuencias de una mala gestión de los viajes empresariales? A continuación, te explicamos cuáles son:
A. Gastos innecesarios
La mala planificación que resulta de un presupuesto deficiente conlleva gastos innecesarios.
Esto no solo afecta el desempeño de la empresa al final del año, sino que también puede obviar asuntos valiosos que hubieran podido potencializarse para ahorrar dinero, como el precio del kilometraje oficial.
Es vital que no subestimes el presupuesto a la hora de organizar un viaje. Generalmente, una de las partes más retadoras de la planificación de los viajes es elaborar presupuestos; pero no tiene por qué ser así.
Puedes usar programas para la gestión financiera que incluyan un ejemplo de presupuesto. Esto puede orientarte en la tarea de hacer la planificación de gastos.
B. Pérdida de tiempo
Una mala gestión de viajes, que comienza con la elaboración de un presupuesto deficiente, puede llevar a la pérdida de tiempo.
Los retrasos y las complicaciones logísticas son usuales cuando esto ocurre, y esto puede dañar la experiencia de tu compañía con los viajes de negocios.
Si hay un mal manejo del presupuesto, y esto resulta en problemas para la reserva de vuelos, la movilidad y el hospedaje, es probable que tus empleados no puedan llegar al evento empresarial a tiempo.
Por ende, no podrán aprovechar las conferencias, seminarios y talleres que tendrán lugar y tampoco establecerán relaciones profesionales con otros colegas.
Lejos de ser una experiencia memorable, tu viaje de negocios se convertirá en una vivencia poco positiva. Esto puede tener un impacto negativo en la percepción de los trabajadores sobre tu empresa, disminuyendo su moral en el lugar de trabajo.
C. Problemas de seguridad
Los problemas logísticos también pueden generar riesgos de seguridad para tus empleados durante el viaje de negocios.
Sin políticas y procedimientos de seguridad, los trabajadores pueden enfrentarse a incidentes de inseguridad en su experiencia de viaje, lo que deteriorará la reputación de tu compañía. Recuerda: la seguridad de tus empleados es primero.
D. Experiencia negativa del empleado
Viajar por cuestiones de trabajo, dependiendo del caso, puede ser placentero o estresante. Todo depende de la gestión.
Un mal manejo puede llevar a una baja satisfacción laboral y mayor rotación de personal. No olvides que contratar empleados cada tanto puede ser muy costoso para tu compañía. Fidelizar a tus trabajadores es igualmente importante para ahorrar.
2. Tres pasos para mejorar la gestión de viajes de tu empresa en 2023
Planificar correctamente tus viajes corporativos tiene beneficios como, por ejemplo:
- Hacer más eficientes las operaciones de tu empresa
- Optimizar costos y presupuestos de viaje
- Garantizar la seguridad de tus empleados durante los viajes corporativos con políticas y procedimientos adecuados
- Mejorar la experiencia de viaje y la satisfacción de los trabajadores con la compañía
Si llegaste hasta acá, seguramente te preguntas cómo puedes mejorar la gestión de los viajes de tu empresa.
Sigue leyendo para aprender cómo, en tres simples pasos, puedes llevar tus viajes de negocios y tu empresa al siguiente nivel.
A. Mejora la eficiencia en los viajes empresariales
La gestión efectiva de los viajes corporativos siempre requiere la optimización del tiempo y los recursos. Para esto hay estrategias claras que te contamos aquí.
I. Planificar y organizar
Establece mecanismos de priorización de tareas a la hora de preparar el viaje corporativo de tu empresa.
Crea itinerarios y rutinas detalladas para cada uno de tus empleados en el evento al que asistirán. Esto te ayudará a manejar el tiempo y evitar confusiones que deterioren la experiencia de tus trabajadores.
II. Usa la tecnología
Afortunadamente, la tecnología de viajes puede ayudarte en tu gestión. Puedes usar programas contables para manejar los gastos y presupuestos y usar servicios como Slack para comunicarte con tus empleados y colaboradores.
III. Prepara todo con antelación
Los expertos en viajes de negocios recomiendan siempre reservar vuelos y hoteles con suficiente antelación. Esto tiene dos ventajas. Primero, evitas imprevistos y segundo, obtienes los mejores precios.
IV. Aprovecha los programas de viajero frecuente
Inscríbete en los programas de las aerolíneas y las agencias de viaje para tener los mejores precios en futuros viajes. Esto te ayudará a reducir recursos y planificar eficientemente para el futuro.
V. Implementa una política de viajes
Con esta política, comunicarás a los trabajadores lo que se espera de ellos durante el viaje. Además, les recomendarás cómo controlar los gastos y qué hacer en caso de presentarse incidentes de inseguridad o salud.
Aparte, puedes incluir recomendaciones sobre el transporte local y las actividades turísticas que pueden disfrutar de manera segura.
VI. Recurre a agencias de viajes en línea
Si no cuentas con tiempo o con capacidad para organizar un viaje verdaderamente eficiente y seguro, puedes depositar tu confianza en una agencia en línea.
Estas pueden ser de gran ayuda, debido a que cuentan con una amplia red de proveedores y ofrecen tarifas atractivas. Adicionalmente, te apoyarán con las reservas de avión y hoteles, lo que traerá innovación para tus procesos.
B. Asegura a tus empleados durante los viajes corporativos
Como te lo hemos venido explicando, la seguridad es un aspecto crucial de los viajes de negocios.
Garantizar la seguridad de los empleados no solo es una responsabilidad legal de las compañías, sino también ética.
La seguridad también puede incidir en la reputación de tu negocio. Por ejemplo, un incidente que cause daño físico y emocional a un empleado, puede deteriorar tu imagen ante el público y romper la ley.
Por eso es importante que tomes las siguientes medidas para hacer que tus empleados tengan una experiencia segura.
I. Crea una política general de viajes para tu empresa
Crea políticas generales de viajes para tu empresa que tengan alcance en el corto, mediano y largo plazo. No las diseñes pensando en un viaje en particular, sino como un eje de tu cultura corporativa. Incluye aspectos como:
- La conducta esperada de tus empleados para evitar incidentes de seguridad o salud
- La forma de solicitar reservas de viajes y hoteles
- Regulaciones sobre presupuesto de la compañía para los viajes de negocios
- Números de contacto para reportar dificultades e inconvenientes
II. Formación en seguridad
De nada sirve tener una política de seguridad si no formas a tus empleados. Prepara capacitaciones y entrenamientos sobre la importancia de tomar conciencia acerca de la inseguridad, el manejo de emergencias y la salud en diferentes circunstancias y destinos.
III. Invierte en seguros de viaje
Proporciona seguros de viaje a tus empleados en el momento de viajar localmente o hacia el extranjero. Estos seguros deben incluir atención médica, repatriación o gastos relacionados con accidentes.
De esta forma, mejorarás la percepción de tus empleados acerca de tu compañía y los protegerás. A la vez, resguardarás la ética de tu compañía y respetarás todas las disposiciones legales.
C. Mejora la experiencia de tus empleados
La satisfacción de los empleados es una parte vital de cualquier empresa, y los viajes de negocios pueden contribuir a este fin. Un empleado satisfecho es siempre un empleado productivo y comprometido.
Emprende las siguientes estrategias para mejorar la experiencia de los trabajadores y mantenerlos con tu compañía por mucho tiempo:
- Añade flexibilidad a tu política de viajes: no hagas que tu política de viajes sea rígida. Por el contrario, otórgales cierto grado de libertad a tus empleados para elegir vuelos, alojamiento y actividades de entretenimiento. Incluso, puedes dialogar con ellos acerca de cómo construir esa política.
- Permite el tiempo de descanso en tu política: asegúrate de que tu política contemple tiempo para dormir bien y descansar. De nada sirve un empleado agotado en un viaje de negocios porque no podrá aprovechar las oportunidades que se le presenten en su reunión o evento. El bienestar prima antes que todo lo demás.
- Reconocimientos y recompensas: Premia a tus empleados cuando tengan un excelente desempeño durante su viaje. Contempla premios monetarios, menciones públicas de su comportamiento o acceso a oportunidades de capacitación para su desarrollo profesional.
- Ofrece opciones de viaje saludables: coordina con tu agencia de viajes y colaboradores todo lo necesario para que tus empleados aseguren su bienestar. Por ejemplo, busca hoteles con gimnasio y restaurantes con opciones de alimentación saludable.
Mejora la gestión de tus viajes empresariales en 3 pasos
Los viajes empresariales son la piedra angular de gran parte de los negocios, pero también presentan retos. Ejemplos de estos retos son los siguientes:
- La logística
- La gestión de costos y presupuestos
- La seguridad
- La experiencia del empleado.
En este artículo, te hemos propuesto tres pasos para mejorar la eficiencia de tus viajes corporativos, la seguridad y la experiencia de tus empleados.
Si sigues estos pasos, podrás ahorrar costos, optimizar presupuestos, mejorar la logística, resguardar a tus empleados ante cualquier incidente y, sobre todo, comprometerlos con tu empresa.
Autora Vivian A. Martínez-Díaz
Antropóloga (Ph.D), periodista y especialista de contenido para marketing B2B, con interés por la comunicación y la tecnología aplicada a los negocios, los lugares de trabajo y la educación.