Los avances tecnológicos aplicados al mundo de las empresas están revolucionando el concepto clásico de gestión de empresas.
Cada día se crean nuevos softwares y herramientas que nos pueden dar una mano enorme en el día a día de nuestra empresa. La gran mayoría de estas se basa en la automatización de procesos.
Sobre todo en caso de tareas repetitivas y que no requieren demasiada atención, podemos dejar que los programas se encarguen y aprovechar ese tiempo para otras tareas más importantes.
Si tu empresa aún no está aprovechando las ventajas que la automatización le puede brindar o si crees que puede optimizarse aún más la gestión, este artículo puede ayudarte a ampliar horizontes y descubrir nuevas herramientas que cambiarán definitivamente la manera de trabajar en tu empresa.
Automatización En Las Pymes: Ventajas y Por Dónde Empezar
¿En qué consiste la automatización y cómo se implementa?
El concepto es muy sencillo. Se trata de implementar softwares, aplicaciones y herramientas tecnológicas y digitales en los procesos de una empresa.
Cada empresa es distinta y tiene su propio proceso en base al personal, espacio, producto, servicio, etc. No existe, por tanto, una fórmula mágica o una hoja de ruta que pueda seguirse a la hora de iniciar este proceso.
Es necesario un análisis previo tanto de la empresa como de las opciones. Conociendo bien qué programas podemos encontrar en el mercado y los distintos procesos de nuestra Pyme, podremos saber qué tipo de software puede aplicarse en cada caso.
Una vez que tenemos en mente el tipo de software que podemos implementar, hay que buscar cuál de todas las opciones que podemos encontrar de ese tipo de software, puede aplicarse a nuestro caso.
Hay varios desarrolladores que nos permiten personalizar el programa en base a nuestras necesidades. Otras veces no es necesario y simplemente el programa de base ya encaja con lo que necesitamos.
Una vez que ya tenemos elegido el software, le sigue el proceso de adaptación e implementación. Es muy importante que la adaptación sea paulatina y que todos aquellos que estén involucrados estén suficientemente formados y sepan cómo utilizarlo.
No hay que precipitarse, no queremos que por tener prisa, el plan de adaptación no se haga adecuadamente y terminemos perdiendo el doble de tiempo por tener que volver al punto de partida.
La formación también es muy importante. Aunque los programas sean muy intuitivos, necesitamos que todo el personal sepa exactamente cómo funciona. De este modo podrá ser realmente útil esta herramienta y mejorar el proceso anterior.
Ventajas de automatizar las gestiones de tu Pyme
Ya hemos explicado de qué se trata y cuál es el proceso que hay que llevar a cabo si queremos aplicar herramientas de automatización a nuestra Pyme.
Sin embargo, no hemos mencionado cuáles son los beneficios y la motivación detrás de la automatización. Evidentemente llevar a cabo un cambio de esas magnitudes sin que comporte ningún beneficio no tiene sentido.
La experiencia de los que lo han llevado a cabo, los resultados y el hecho de que cada día sea más común, son ejemplos que confirman que la automatización es beneficiosa. Sin embargo, podemos ahondar más en algunos ejemplos claros de ventajas que conlleva la automatización.
Aumento de productividad
Simplemente por lógica podemos entender como la productividad de una Pyme puede mejorar sustancialmente haciendo uso de herramientas de automatización.
Una tarea específica que antes podía llevarnos horas, ahora apenas nos cuesta segundos o, en algunos casos, ni siquiera eso.
A veces con una supervisión o unos ajustes en las importaciones es suficiente para que el programa se encargue de llevar a cabo estas tareas de forma completamente automática.
Esto nos libera de tareas y nos deja más tiempo que puede utilizarse para otras funciones que requieran más atención o para volver a repetir el proceso y así realizar más cantidad en menos tiempo.
No siempre significa que un programa sustituya a un trabajador. A veces puede servir como asistencia complementaria a la persona, facilitando su trabajo y, aún así, también aumentando la productividad respecto a antes.
Reducción de Costes
Este punto va muy ligado al anterior y, también en este caso, se trata de beneficios que por lógica son de los primeros que vienen a la mente.
Utilizar un software de automatización, sea cual sea, si bien aplicado nos ayudará a reducir la carga de trabajo de los trabajadores y, así, aumentar su productividad.
Al ver reducidas sus tareas, pueden centrarse en aquellas que no son sujeto de automatización, ya sea porque requieren de un humano o porque no sean tan repetitivas.
De este modo, se optimiza el tiempo y solo se dedican a aquellas tareas en donde son realmente necesarios, implicandose mejor y pudiendo dar un mejor servicio en menor tiempo.
Esto repercutirá en última instancia en un coste de producción menor, sin perder la calidad del producto e, incluso, con un servicio de atención al cliente mejor si elegimos los programas adecuados.
Es verdad que es necesario un desembolso inicial, pero si hemos llevado a cabo correctamente el proceso previo a su implementación, no tardaremos en ver los beneficios de la inversión.
Accesibilidad
La automatización implica que ya no siempre es necesario que haya una persona detrás de cada acción. Esto se puede ver de manera clara sobre todo en su aplicación a la atención al cliente y el contacto directo.
Las páginas web y tiendas online no tienen horario de cierre. Están abiertas 24 horas al día y pueden ser visitadas en cualquier momento por personas que necesiten consultar dudas.
El uso de programas como chatbots o mensajería instantánea con respuestas automáticas pueden ayudar a los clientes a resolver sus dudas, sin necesidad de una respuesta humana.
Fiabilidad
Los humanos, aunque lo intentemos con todas nuestras fuerzas, somos falibles. Ya sea por distracción, olvido o simplemente falta de conocimiento, cometemos errores. Algunos menores, otros mayores, pero todos pueden afectar al funcionamiento de la Pyme.
Los programas de automatización, nos aseguran un margen de error casi nulo. Funcionan de forma automática siguiendo las directrices que les hemos indicado, de modo que si están bien ajustados, no cometerán ningún error. Esto puede suponer un ahorro tanto en tiempo, como en dinero para nuestra Pyme.
Herramientas que puedes utilizar para automatizar la gestión de tu Pyme
Holded
Se trata de uno de los programas de contabilidad y facturación más completos que puedes encontrar en el mercado. Supera con creces a las demás ofertas y programas para hacer presupuestos que puedes encontrar.
Además de ser muy intuitivo, es muy completo y cuenta con varios módulos que te permitirán automatizar tareas en distintas áreas de tu empresa. Sin lugar a dudas un buen punto de partida en el procesos de automatización de tu Pyme.
HubSpot
Por otra parte tenemos a HubSpot que es un conjunto de programas centrado en la automatización de los procesos de marketing y ventas. Desde creación de campañas, hasta gestor de clientes, pasando por los emails automáticos, el SEO y el SEM.
Entre ellos están los chatbots mencionados previamente que nos permiten brindar un servicio de atención al cliente las 24 horas, sin necesidad de intervención humana.
Todo lo que necesitas en una sola herramienta que te hará ahorrar mucho tiempo y obtener mejores resultados.
Asana
Asana es un gestor de proyectos muy completo, que nos ayudará a gestionar y organizar todas las tareas que nosotros o nuestro equipo tengan que llevar a cabo.
Funciona según el método kanban y nos permite incluir y visualizar de forma clara todas las tareas pendientes. Además, proporciona plantillas y ofrece un sistema de automatización de tareas repetitivas a través de los flujos de trabajo.
Slack
Con Slack sucede algo similar a Asana. Se trata de softwares específicos de un determinado sector, pero que incluyen dentro de sus funcionalidades, herramientas para automatizar procesos.
En el caso de Slack, se trata de uno de los mejores programas de comunicación empresarial. Nos permite estar en contacto con nuestros compañeros de forma directa y en todo momento.
Al igual que Asana, incluye una herramientas que podemos programar para que automatice ciertas tareas repetitivas que no requieren de nuestra atención y, así, nos permite ahorrar mucho tiempo y ser más productivos.
Hootsuite
Las redes sociales son clave hoy en día para el éxito de toda empresa. En ellas podemos atraer clientes e incluso directamente cerrar ventas sin tener que salir de la misma página.
La gestión de ellas es, por tanto, muy importante. Un software como Hootsuite nos permite gestionar varios perfiles a la vez con una sola herramienta.
Podemos automatizar y programar la publicación de contenido en los distintos perfiles, así como responder de forma automática a mensajes en caso de que no estemos disponibles o sea una duda cuya respuesta ya esté establecida.