Carl’s Jr, un ejemplo en la automatización de procesos administrativos y contables
La implementación de una solución para facilitar la facturación electrónica le llevó a ahorrar tiempos y tener clientes satisfechos.
José Elías Dogre, director general de Mex Búrguer, habló de su experiencia en la industria restaurantera y el proceso de digitalización que se vive día a día, particularmente con la implementación de software administrativo que además permite el cumplimiento con la facturación 4.0.
La franquicia de comida rápida Carl’s Jr en el estado de Yucatán cuenta con seis sucursales e implementó tecnología para agilizar la operación, en particular la facturación de los clientes.
Y es que en un inicio utilizaba una plataforma que no se adaptaba a los requerimientos y que además generaba fuerte trabajo administrativo al personal de la sucursal.
“La operación para el personal ya generaba bastante trabajo y atender al cliente para que dejara sus datos era complicado y con frecuencia se cometían errores y esto provocaba molestia por parte del cliente”, explicó.
¿Cómo se dio la implementación en Carl’s Jr?
Fue en septiembre de 2017 cuando conoció la empresa de Eduardo Góngora quien le presentó una solución sencilla de operar y que le permitió quitar toda la carga operativa.
La implementación le llevó menos de una semana y de manera inmediata sus clientes pudieron generar sus propias facturas de forma rápida y transparente.
“Con esta solución también vimos beneficios en la parte administrativa donde se eliminó el proceso de cada noche conciliar para hacer la factura global con el riesgo de que se tuvieran que hacer cambios de última hora”, agregó.
Dogre dijo que el sistema es cómodo de usar, ya que solo pagas por las facturas que se generan, sin embargo utiliza también otros cuatro productos por los que paga de manera mensual por su uso y que le permite tener una mejor operación.
“En el caso específico de la solución de facturación solo gastamos en la compra de los timbres. Algo que nos gusta es que se trata de soluciones a costos accesibles en comparación con otros servicios similares que hay en el mercado.
“Económicamente no representó para nosotros un gasto elevado sino todo lo contrario, vimos una disminución versus lo que pagábamos anteriormente”, añadió.
Mientras en plataformas anteriores solicitar un cambio o agregar una nueva sucursal era un tanto engorroso, ahora lo puede hacer de manera instantánea y sin necesidad de pedir al equipo de Génesis que realice algún cambio.
De acuerdo con el ejecutivo, hoy día todos sus procesos están automatizados, lo que hace que el área contable fluya de manera natural.
“Todo está integrado en nuestro ERP y a través de las soluciones de Génesis nuestros procesos son más simple y los colaboradores se enfocan en las tareas que realmente son importantes, esto además les permite cotejar y analizar la información a detalle”, agregó.
Es a través del portal Timbra XML donde puede revisar el estatus de las facturas globales del negocio y las del cliente. Asimismo, recibe informes cada mañana con una conciliación que el sistema hace para verificar que todo lo que se generó está en orden.
Dogre dijo que al mes genera de 2 mil 500 a 3 mil facturas al público y recibe entre 800 y 850 facturas por parte de sus proveedores.
“Invierto en procesos tecnológicos, me gusta la automatización y aprovechar los conocimientos para llevar todos los procesos contables y administrativos de manera digital. Nosotros ya no tenemos las clásicas carpetas físicas, todo está en archivos digitales y esto nos ayuda a trabajar desde donde sea sin poner en riesgo la seguridad de la información”, añadió.