Con tecnología, PreVita automatiza procesos

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PreVita es usuaria de SAP Business One; esta empresa, dedicada al monitoreo remoto de enfermedades crónicas, en la que previenen, diagnostican oportunamente, vigilan y dan tratamiento a este tipo de padecimientos, fue elegida en octubre de 2014 para ser apoyada por ser emprendedora en el “Mes del servicio SAP” con una solución que permitiera gestionar finanzas, ventas, clientes y operaciones desde un mismo sistema.

A un año de utilizar esta solución, Cristian Guerra, director comercial de PreVita, destacó que uno de los beneficios de utilizarlo ha sido la optimización del tiempo. “Antes había que revisar papeles y ahora se puede hacer en la computadora, también nos ha ayudado a automatizar la toma de decisiones de resultados mensuales, de flujos de efectivo, balances y en el área de contabilidad se tiene la confianza de que se siguen procesos adecuados en cada pago, factura o decisión de negocio que se llevan”.

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Guerra Gea recordó que los temas administrativos, la atención a proveedores, manejo de facturas, flujos de efectivo y balances, se llevaban casi “a la antigüita”, con varios sistemas al final había que consolidar, pero con Business One, PreVita ya funciona automatizó sus procesos, “como una empresa hecha y derecha”.

En opinión de Guerra Gea, un factor clave durante la implementación fue contar con un equipo multidisciplinario, para ver que todas las áreas de negocio llevaran a cabo el proceso como se requería: “Por ejemplo, el área de operaciones solicita ciertos insumos al almacén, este lo manda a compras y hay que autorizar las adquisiciones, al final, hay un equipo interdisciplinario en la operación real y contamos con información real todos los días, lo que evita excesos presupuestales; al estar involucrado en la implementación, uno va viendo los beneficios que se obtendrán, si no se hiciera así, costaría trabajo creer los beneficios que vas a lograr”, indicó el directivo.

Paso a paso

El responsable de implementar Business One en PreVita fue Avantis. Su director general, Gilberto Anaya, recordó que este proyecto se eligió como parte del programa de responsabilidad social de SAP.

“En los proyectos, un factor de riesgo es el patrocinio de la alta gerencia de nuestros clientes, que en el caso de PreVita fue uno de los factores de éxito de la implementación, porque tanto directivos como usuarios participaron para definir y mejorar sus procesos”, afirmó Anaya.

El ejecutivo indicó que cuando comenzaron a trabajar con PreVita, esta ya tenía 70 sucursales, volumen que ya no era el de una start up tradicional, sino que estaba en una etapa de madurez.

“PreVita iba creciendo y era necesario alinear procesos a la estrategia, por eso se trabajó para introducir mejores prácticas en el proceso global, porque también intervino un consultor de Ernst & Young, que ayudó en la definición de algunos procesos, controles y alertas que provee la herramienta y así darle un mejor toque al negocio”, afirmó Anaya.

Con 15 usuarios, la implementación en PreVita se echó a andar aproximadamente en tres meses, con todo y la participación del consultor de negocios.

Para Anaya, implantar un ERP “es como subir a una montaña: cuando llega uno arriba, sabe que todavía tiene el trabajo de bajar sano y salvo; en las implementaciones hay que cuidar cada parte del proceso, tener un equipo de soporte que esté pendiente de cómo se está utilizando la solución, de hacer una ‘Evaluación del aprovechamiento total’ de la misma, así como de dar talleres y cursos que ayuden a la empresa.