Buzón de denuncias, herramienta para el control interno

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Para tener un adecuado ambiente de control en las organizaciones debemos contar con lo siguiente: código de ética, políticas, procesos, reglamento interior de trabajo, organigrama entre otros elementos que nos servirán para establecer los valores y lineamientos de la organización, para así estar en condiciones de alcanzar sus objetivos, elementos que deben ser comunicados y estar al alcance de todos los colaboradores, incluso se recomienda su certificación de manera periódica.

Una herramienta para asegurar que estamos dentro de los parámetros de un adecuado ambiente de control es un “Buzón de Denuncias”, que servirá como línea de comunicación por medio de la cual los colaboradores, socios, proveedores y clientes pueden enviar reportes sobre asuntos que vulneren el código de ética y/o políticas internas de la organización.

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Antes de establecer un buzón de denuncias debemos integrar un comité ético, que será el encargado de recibir, investigar y confirmar dichas denuncias, así como establecer las sanciones para cada caso, posteriormente definir si las denuncias se recibirán vía telefónica, por correo electrónico o en buzones físicos, para este último caso se deben ubicar dichos buzones en zonas poco transitadas y sin circuito cerrado, esto para no inhibir a los colaboradores a que ingresen sus denuncias.

Posteriormente se debe diseñar una campaña de comunicación hacia toda la organización y terceros involucrados, aclarando que tipo de faltas se deben canalizar por este medio y cuál será su tratamiento, en donde será de suma importancia hacer énfasis que este no es un buzón de quejas y sugerencias, ya que su principal objetivo será detectar faltas tales como: Robo, Fraude, Acoso Sexual, Abuso de Confianza, Conflicto de intereses  y Corrupción, por lo tanto sus principales características deben ser la confidencialidad y el anonimato.